Startdatum voor indienen van de kandidaturen: 21 maart
Uiterste datum voor inzenden van kandidaturen: 20 april
Startdatum: 1 juni
Werkplaats: Brogniezstraat 44, 1070 Anderlecht ?
De Verenigde Protestantse Kerk in België is op zoek naar een tweetalige administratieve secretaris (m/v) ter ondersteuning van de twee secretarissen die momenteel in de kerk werken.
Positie in het organigram
U werkt in een team van drie personen:
- Secretaresse van de voorzitter
- Eerstelijns secretaris – Vertaler FR-NL-DE
- Administratief secretaris
Belangrijkste taken
De rol van de secretaris (m/v) is het bieden van administratieve ondersteuning, archivering en gegevensbeheer.
Hij/zij past zich aan een grote verscheidenheid aan taken aan en is zeer veelzijdig.
Belangrijkste taken
- Ondersteuning bieden bij de algemene werking van het secretariaat
- Coderen en beheren van de database (Odoo-platform)
- Gedrukte en elektronische documenten archiveren (Odoo/Sharepoint)
- Mailings versturen
- Follow-up van individuele dossiers
- Samenwerken met de eerstelijns secretaris
- Bezoekers ontvangen en hun verzoeken beantwoorden
- Afhandelen van inkomende en uitgaande telefoongesprekken in het Frans en Nederlands
- Brieven en e-mails uit de algemene mailbox ontvangen, opstellen en doorsturen
- De zaalagenda beheren
- Andere taken
- Af en toe vergaderingen bijwonen, aantekeningen maken en notulen voorbereiden (Centrale Raad en beleidscomité)
- Praktische ondersteuning bieden aan vertegenwoordigers op externe conferenties (vliegtickets, visa, verslagen, enz.)
- De verlenging van verblijfsvergunningen opvolgen
- Archiefraadplegingsverzoeken opvolgen
- Informatie coderen en wijzigen in de Kruispuntbank van Ondernemingen
- Assisteren, klasseren en coderen voor andere afdelingen
- Kleine taken uitvoeren die nuttig zijn voor de werking van het gebouw
Profiel
Bachelordiploma (of gelijkwaardige ervaring)
Minstens 5 jaar ervaring
aantoonbare werkervaring in het zelfstandig uitvoeren van administratieve taken zoals: dossiers opvolgen, gegevens controleren, inkomende/uitgaande post beheren, telefoon beantwoorden, gegevens coderen, archiveren, enz.
beschikken over goede schrijfvaardigheden (goede kennis van spelling en grammatica)
informatie kunnen verzamelen, verwerken en correct presenteren binnen de gestelde tijdslimieten in een nieuwe professionele omgeving
tweetalig zijn in het Frans en Nederlands (minimumvereiste van de andere landstaal – B2-niveau)
Voldoende kennis hebben van Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Sharepoint)
Voorkennis van de organisatie wordt op prijs gesteld, maar is niet verplicht
Bekend zijn met databasesystemen of bereid zijn zich hierin te verdiepen
Beschikken over de volgende soft skills
- zelfstandig kunnen werken en zich aan nieuwe situaties kunnen aanpassen;
- in teamverband kunnen werken;
- rigoureus zijn in de uitvoering van hun taken;
- dynamiek en organisatie combineren;
- bereid zijn om flexibel te zijn indien nodig;
- goedlachs en opgewekt zijn.
Procedure
Overlegging van een bewijs van goed gedrag tijdens het sollicitatiegesprek (model 596-2)
Salaris, voorwaarden en voordelen
Salaris van een secretaris van een door het ministerie van Justitie erkende godsdienst (volgens schaal A2 van CP 319.01). De functie is gebaseerd in Brussel. Vlot bereikbaar met trein, tram, bus en metro.
Een gemiddelde werkweek van 38 uur, met flexibele werktijden van 07:00 tot 18:30 uur. Elke vrijdag een dag telewerken.
Vakantieregeling: 21 dagen, dagen tussen Kerst en Nieuwjaar en de mogelijkheid van extra recupdagen…
Voordelen: telewerkvergoeding, verplaatsingsvergoeding.
Wij bieden
- Autonomie op het werk,
- Een warme en inclusieve werkomgeving,
- Een echte teamgeest,
- Aandacht voor het welzijn van iedereen.
Kandidaten
Sollicitaties (CV – begeleidende brief) moeten gestuurd worden naar president@protestant.link met als onderwerp “Sollicitatie secretaris”.
